Artikel 1. Definities

1.1   In dit privacybeleid worden de hiernavolgende met een beginhoofdletter geschreven termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven of uit de context anders blijkt:

Aanbieder: De rechtspersoon of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van zijn beroep of zijn bedrijf die een klant is van Skopei en die een Zaak te huur/ter gebruik aanbiedt waarvoor de Gebruiker middels de Applicatie een Gebruikersovereenkomst aangaat of kan aangaan. 

Account: Het account dat de gebruiker heeft aangemaakt bij Skopei voor het gebruik van een van de applicaties.

Applicatie: De mobiele of webapplicatie, genaamd “Topology”, of “Connect portal” die door Skopei zijn ontwikkeld.

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Device: Een hardware product, sensor, toegangssysteem, voertuig module of ander verbonden apparaat dat door of namens Skopei wordt geleverd of beheerd en dat gegevens kan genereren tijdens het gebruik van de Dienst.

Device Data: Gegevens die automatisch worden gegenereerd door een Device tijdens het gebruik daarvan, waaronder technische gegevens, gebruiksgegevens, statusinformatie, activatiegegevens, tijdstippen van gebruik en locatie gerelateerde gegevens.

Dienst: De dienst die Skopei verleent aan de Gebruiker: Het ter beschikking stellen van de Applicatie waarmee de Gebruiker een Gebruikersovereenkomst kan aangaan met een Aanbieder en de betaaldienst.

Gebruiker: De natuurlijke persoon die een Account heeft aangemaakt.

Gebruikersovereenkomst: De overeenkomst die middels de Applicatie tot stand is gekomen tussen de Gebruiker en de Klant, zoals een huurovereenkomst of toegangsverlening tot een ruimte of gebouw

Persoonsgegevens: Gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Productdata: Alle data die wordt gegenereerd door een Device of door software die verbonden is met een Device tijdens het gebruik van het product of de Dienst.

Skopei: De gebruiker van dit privacybeleid: Skopei B.V. gevestigd aan Fleminglaan 10 Rijswijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 61048747.

1.2 Tenzij uit de context anders blijkt, verwijzen gedefinieerde begrippen in het enkelvoud tevens naar het meervoud.

1.3 Daar waar in dit privacybeleid “hij” of “zijn” genoemd wordt, kan uiteraard ook “zij” of “haar” worden gelezen.

Artikel 2. Verwerkingsverantwoordelijke

2.1 Skopei is de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de Persoonsgegevens die verwerkt worden.

Skopei B.V.
Fleminglaan 10
2289 CP Rijswijk
E-mail: office@skopei.com
Tel: +31 (0)85 00 464 00

2.2 Skopei verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers.

2.3 Voor Skopei is een zorgvuldige omgang met Persoonsgegevens van groot belang. Ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens handelt Skopei volgens de AVG en andere toepasselijke Europese en nationale wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming en data‑toegang, waaronder de Europese Data Act.

Artikel 3. Verzamelen van Persoonsgegevens

3.1 Skopei verzamelt de Persoonsgegevens doordat de Gebruiker tijdens het aanmaken van een Account of bij het gebruik van de Dienst Persoonsgegevens middels de Applicatie verstrekt, doordat de Gebruiker gebruik maakt van de Dienst of doordat de Gebruiker bij het opnemen van contact met Skopei zijn Persoonsgegevens aan Skopei verstrekt.

3.2 Indien de Gebruiker gebruik maakt van Devices die onderdeel zijn van de Dienst, kunnen daarnaast automatisch gegevens worden gegenereerd door deze Devices. Deze gegevens kunnen bestaan uit technische gegevens, gebruiksgegevens en operationele gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Devices en de Dienst.

3.3 Transparantie over welke gegevens door specifieke Devices worden verzameld en verwerkt wordt verstrekt in een afzonderlijk document genaamd “Device Data Specificatie Skopei”. In dit document wordt per Device beschreven welke data wordt gegenereerd, voor welk doel deze wordt gebruikt en hoe lang deze wordt bewaard.

Artikel 4. Persoonsgegevens die verwerkt worden

4.1 De volgende Persoonsgegevens worden door Skopei verwerkt:

a. Voor- en achternaam

b. Telefoonnummer

c. E-mailadres

d. Adresgegevens

e. Betaalgegevens

f. Kenteken

g. Locatie

h. Inloggegevens

i. Rijbewijsgegevens

j. Geboortedatum

4.2 Skopei verwerkt geen bijzondere Persoonsgegevens van Gebruikers.

4.3 Om een Account aan te maken dient de Gebruiker de gegevens of een deel daarvan genoemd in artikel 4.1 a t/m d aan Skopei te verstrekken.

4.4 Om een Gebruikersovereenkomst aan te kunnen gaan die betrekking heeft op een voertuig niet zijnde een fiets dient de Gebruiker zijn rijbewijs te verstrekken.

4.5 Om de locatie van de Gebruiker ten behoeve van de Dienst te gebruiken wordt middels de Applicatie toestemming gevraagd

4.6 Bij gebruik van Devices kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Dienst, waaronder:

• gebruiksgegevens van het Device

• activatie‑ en toegangsmomenten

• technische statusinformatie

• tijdstippen van gebruik

• locatiegerelateerde gegevens indien noodzakelijk voor de Dienst

Voor zover deze gegevens betrekking hebben op een identificeerbare natuurlijke persoon worden deze aangemerkt als Persoonsgegevens.

Artikel 5. Grondslag en doeleinden van de verwerking

5.1 De grondslag van de verwerking van Persoonsgegevens is het verlenen van de Dienst, de toestemming van de Gebruiker, het gerechtvaardigd belang van Skopei en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5.2 Skopei verwerkt de Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Het aanmaken en beheren van het Account

b. Het controleren of het door de Gebruiker opgegeven e-mailadres een bestaand e-mailadres is

c. Het verifiëren van de betaalmethode

d. Het verlenen van de Dienst

• het tot stand brengen van de Gebruikersovereenkomst

• het lokaliseren van de Gebruiker om de dichtstbijzijnde Zaak weer te geven

• het ontgrendelen van een Zaak

• het openen van device of toegangssystemen

• het factureren en incasseren van bedragen

• het verwerken van boetes

e. Het controleren van rijbewijsgegevens

f. Communicatiedoeleinden, zoals het sturen van notificaties, sms of e-mailberichten m.b.t. de dienst

g. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

h. Het laten functioneren, beheren en beveiligen van Devices die onderdeel zijn van de Dienst

i. Het analyseren van technische gegevens van Devices om storingen te detecteren, onderhoud uit te voeren en de veiligheid van de Dienst te waarborgen

5.3 Skopei zal de Persoonsgegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan hierboven omschreven.

5.4 Skopei zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, zoals omschreven in artikel 5.1, waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij er een wettelijke plicht is die langere bewaring vereist.

5.5 Skopei verwerkt alleen gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de doeleinden.

Artikel 6. Track‑ en trace systeem in voertuig

6.1 Indien de Gebruiker een voertuig of vervoersmiddels huurt of hier gebruik van maakt, kan dit voertuig voorzien zijn van een track‑ en trace systeem waarmee het voertuig gevolgd kan worden voor facturatie, gebruiksregistratie en veiligheid.

Artikel 6A. Data gegenereerd door Devices

6A.1 Devices die onderdeel zijn van de Dienst kunnen data genereren tijdens gebruik.

6A.2 Voor zover Device Data betrekking heeft op een identificeerbare natuurlijke persoon wordt deze data beschouwd als Persoonsgegevens.

6A.3 Gebruikers hebben het recht om toegang te krijgen tot de gegevens die door Devices worden gegenereerd voor zover deze betrekking hebben op hun gebruik van de Dienst.

6A.4 Op verzoek kan Skopei deze gegevens, voor zover technisch mogelijk, beschikbaar stellen aan de Gebruiker of aan een door de Gebruiker aangewezen derde partij.

6A.5 Nadere informatie over Device Data is opgenomen in het document “Device Data Specificatie Skopei”.

Artikel 7. Beveiligingsmaatregelen

7.1 Om inzage van Persoonsgegevens door onbevoegden, verlies, diefstal en onrechtmatig gebruik te voorkomen heeft Skopei verschillende beveiligingsmaatregelen getroffen.

7.2 Personen die in het kader van hun werkzaamheden kennisnemen van Persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

7.3 Alleen medewerkers waarvoor dit noodzakelijk is hebben toegang tot Persoonsgegevens.

a. Het gebruiken van beveiligde systemen met sterke wachtwoorden om toegang door onbevoegden tot informatiesystemen te voorkomen;

b. Het gebruik van antivirus software

c. De Applicatie maakt gebruik van een SSL certificaat

d. Het geregeld uitvoeren van software- en firmware updates.

Artikel 8. Verstrekken van Persoonsgegevens aan derden

8.1 Skopei verstrekt Persoonsgegevens aan derden indien dit noodzakelijk is voor het leveren van de Dienst, wanneer hiervoor toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk verplicht is.

8.2 Gegevens die worden gegenereerd door Devices kunnen gedeeld worden met technische dienstverleners, onderhoudspartijen, cloudproviders en Aanbieders indien dit noodzakelijk is voor het functioneren van de Dienst.

8.3. Daarom verzocht is door een autoriteit, zoals politie of justitie. Voordat Skopei Persoonsgegevens aan een autoriteit verstrekt, controleert Skopei de bevoegdheden van deze autoriteit.

Artikel 9. Wissen van Persoonsgegevens

9.1 Skopei verwijdert Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging indien deze niet langer nodig zijn.

9.2 Skopei is niet verplicht Persoonsgegevens te wissen indien sprake is van een van de in de wet omschreven situaties waarbij het “recht op vergetelheid” niet van toepassing is.

Artikel 10. Inzagerecht, overdraagbaarheid en verwijdering

10.1 Op verzoek verleent Skopei toegang tot alle Persoonsgegevens.

10.2 Gebruikers kunnen gegevens laten corrigeren of verwijderen.

10.3 Het recht op inzage kan tevens betrekking hebben op gegevens die door Devices worden gegenereerd voor zover deze betrekking hebben op de Gebruiker.

Artikel 11. Bezwaar

11.1 De Gebruiker kan bij Skopei bezwaar maken tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens indien hij daarvoor gezien zijn specifieke situatie een goede reden voor heeft. Nadat Skopei het bezwaar van de Gebruiker heeft ontvangen, stopt Skopei met de verwerking van de Persoonsgegevens van de Gebruiker, tenzij Skopei bij de verwerking van Persoonsgegevens gerechtvaardigde belangen heeft die zwaarder wegen dan het belang van de gebruiker.

Artikel 12. Recht van beperking

12.1 Indien door de Gebruiker een verzoek is ingediend i.v.m. het aanpassen, aanvullen of wissen van zijn Persoonsgegevens of een bezwaar is ingediend i.v.m. de verwerking van zijn Persoonsgegevens en het in behandeling nemen, verwerken en uitvoeren van dit verzoek of dat bezwaar enige tijd duurt, dan kan de Gebruiker Skopei verzoeken de verwerking van zijn Persoonsgegevens te beperken.

Artikel 13. Toestemming

De Gebruiker kan toestemming intrekken.

Artikel 14. Vragen en klachten

Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend via de contactgegevens van Skopei.

Artikel 15. Beveiligingsincident

15.1 Indien zich bij Skopei een beveiligingsincident heeft voorgedaan waarbij Persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt of waardoor om een andere reden sprake is van een ernstig nadelig gevolg voor de bescherming van de verwerkte Persoonsgegevens, dan zal Skopei daarvan, indien mogelijk, binnen 72 uur na constatering van het beveiligingsincident melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en handelen conform de Beleidsregels  Meldplicht datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

15.2 Indien er sprake is van een beveiligingsincident bij Skopei dat ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke levenssfeer van de Gebruiker, dan stelt Skopei de Gebruiker daarvan onverwijld op de hoogte.

Artikel 16. Wijzigingen

16.1 Skopei behoudt zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid, bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging. Middels de Applicatie is de nieuwste versie van het privacybeleid van Skopei zichtbaar.

Artikel 17. Privacybeleid van Aanbieders

17.1 Dit privacybeleid bevat informatie over de wijze waarop Skopei Persoonsgegevens verwerkt en niet over de wijze waarop Aanbieders Persoonsgegevens verwerken. Skopei aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop Aanbieders omgaan met de Persoonsgegevens van de Gebruiker. Voor meer informatie over de wijze waarop een Aanbieder Persoonsgegevens verwerkt, dient het privacybeleid van de betreffende Aanbieder geraadpleegd te worden.

Artikel 18. Cookies

Skopei gebruikt functionele en analytische cookies.

18.1 Skopei maakt gebruik van functionele en analytische cookies voor haar applicaties en website(s).

18.2 Skopei maakt gebruik van functionele cookies om de Applicatie optimaal te laten werken.

18.3 Met behulp van analytische cookies kan Skopei informatie verzamelen en analyseren die verbonden is aan de wijze van het gebruik van de Applicatie. Door het gebruik van analytische cookies verwerkt Skopei gegevens over het gebruik van de Applicatie.

18.4 De Applicatie maakt enkel gebruik van cookies die geen of zeer beperkte gevolgen hebben voor de privacy van de Gebruiker en waarvoor geen toestemming is vereist.

18.5 Middels cookies worden geen Persoonsgegevens in de zin van de AVG verwerkt.